Le Budget met ce que la production vous coûte en face de l'enveloppe du devis. L'écart, c'est votre marge. Il décide aussi de deux choses qui vont plus loin : ce qui part en facture au client, et ce qui entre dans vos dépenses.
Saisir un poste
Chaque ligne est une dépense. Coût unitaire et Réel se saisissent toujours hors taxes, avec le taux de TVA de la dépense à côté. C'est ce couple qui permet d'afficher votre coût véritable et de traiter les débours correctement.
- Estimé — votre prévision : quantité × coût unitaire.
- Réel — ce qui a effectivement été dépensé, à remplir au fil du projet. Dès qu'il est renseigné, c'est lui qui sert de base à la refacturation.
- Payeur — « Studio » = à votre charge, compte dans la marge. « Client » ou « Agence » = informatif, hors marge.
Refacturer, ou non
La colonne Refacturation a trois états, et ils n'ont pas les mêmes conséquences :
- — vous gardez la dépense à votre charge.
- Refacturer — vous la répercutez au client, avec une marge de coordination optionnelle. Elle entre dans votre chiffre d'affaires.
- Débours — vous l'avez avancée au nom du client : elle lui est remboursée à l'identique et n'entre pas dans votre CA.
Le débours, et pourquoi il compte
Un débours (art. 267 II 2° du CGI) est une dépense engagée au nom et pour le compte du client. Elle lui est remboursée à l'euro près, TVA comprise, et n'entre ni dans votre chiffre d'affaires, ni dans vos seuils, ni dans l'assiette de vos cotisations.
L'enjeu n'est pas théorique : 4 000 € de location de studio avancés pour un client, traités en frais refacturé, ce sont 4 000 € qui gonflent votre CA et vos cotisations alors que cet argent n'est pas à vous.
Le mandat de débours
Le mandat doit être préalable à la dépense — produit au moment de facturer, c'est une régularisation, et elle se voit. Vous le préparez depuis la section Mandat de débours du Budget : catégories couvertes, plafond, puis impression ou envoi au client.
Il porte sur des catégories et un plafond, pas sur des lignes : vous n'avez donc pas besoin de connaître le détail de vos dépenses pour le faire signer, et il couvre celles qui arriveront ensuite.
Tant qu'il n'est pas marqué comme signé, le mode Débours reste indisponible et vos dépenses partent en frais refacturé — parfaitement facturable, simplement inclus dans votre CA, ce qui est la vérité tant que les conditions ne sont pas réunies.
Facturer au client
Le bouton Facturer au client reprend les postes marqués « Refacturer » ou « Débours » dans un brouillon de facture — nouveau, ou celui déjà en cours sur le projet. Rien n'est envoyé : la facture reste un brouillon jusqu'à son émission.
Un poste déjà facturé ne repart jamais une seconde fois, même sur une autre facture du même projet. Les débours y figurent dans un bloc distinct, hors base de TVA, et une reddition de comptes est jointe en annexe.
Reporter dans vos dépenses
Une ligne payée par le studio est aussi une charge du studio. Le bouton Reporter dans mes dépenses crée les enregistrements correspondants dans Finances. Ce qui passe découle entièrement des deux colonnes précédentes :
- Payeur Client ou Agence — non, ce n'est pas votre argent.
- Payeur Studio, — ou Refacturer — oui, charge déductible.
- Payeur Studio, Débours — non. Compte de passage, hors résultat.